Hjemmekontor

Hjemmekontor i og etter koronaens tid – hvilke regler gjelder?

Mer enn halvparten av norske ansatte har jobbet hjemmefra i løpet av pandemien. Etter en kort periode med en normal arbeidshverdag er vi nå igjen inne i en periode med pålegg om hjemmekontor som følge av at pandemien viser seg å fortsette.

Det er viktig å skille mellom situasjonen hvor hjemmekontor pålegges av myndighetene, og der hvor det brukes fordi arbeidsgiver og ansatte ønsker dette uavhengig av en pandemien.

Når hjemmekontor blir innført av myndighetene som følge av pandemien er dette noe arbeidsgiver ikke kan styre. De særskilte reglene for hjemmekontor gjelder nødvendigvis ikke i en slik situasjon. Arbeidsgivere og ansatte må derfor tilpasse seg så godt de kan situasjonen, inntil den normale arbeidshverdagen er tilbake igjen.

I denne artikkelen tar vi deg gjennom hovedpunktene i det regelverket som gjelder for hjemmekontor under normalsituasjonen, hvor hjemmekontor er en del av ansettelsesavtalen mellom arbeidsgiver og ansatte. Vi kommer også innom hva disse reglene betyr i dagens situasjon, hvor hjemmekontor er bestemt av myndighetene.

Arbeidsstedet er fastsatt i ansettelseskontrakten

I ansettelseskontrakten skal det stå hvor arbeidsplassen til den ansatte er. Som regel er arbeidsplassen på et bestemt sted, typisk et kontor. Det kan være ulike steder, og det kan fastsettes at arbeidsstedet skal være hjemme hos den ansatte.

Så regelen er i utgangspunktet enkel – man skal arbeide der det står i kontrakten at arbeidsstedet er.

Arbeidsgiver fastsetter gjerne interne generelle retningslinjer om hjemmekontor for virksomheten. Inntil nylig har regelen ofte vært at der hjemmekontor ikke er fastsatt i ansettelseskontrakten til den enkelte, skal hjemmekontor avtales med nærmeste leder fra gang til gang. Og det er slik at dersom man tar seg til rette og selv bestemmer at man skal ha hjemmekontor i slike tilfeller, vil det kunne være oppsigelsesgrunn.

Nå er det mer vanlig at hjemmekontor er valgfritt. Det kan enten stå i ansettelseskontrakten eller så kan arbeidsgiver ha gitt generelle retningslinjer om dette. Slike retningslinjer bør være skriftlige og klare og presise for å unngå uoverensstemmelser mellom ledelsen og de ansatte.

Hjemmekontorforskriften

Der det er avtalt mellom arbeidsgiver og den ansatte at arbeidsplassen er på hjemmekontor, er dette det faste arbeidsstedet. Arbeidsmiljøloven gjelder også for hjemmekontor, men med viktige unntak. Det er først og fremst gjort unntak fra arbeidsmiljølovens regler om arbeidstid og arbeidsmiljø, der det er egne regler i forskrift – den såkalte hjemmekontorforskriften.

Departementet har nå fremsatt forslag om endringer i hjemmekontorforskriften. Dette er blant annet fordi reglene er fra 2002. Reglene er nesten 20 år gamle, og fra en tid før smarttelefon og Teams var en del av arbeidshverdagen slik det i hvert fall har blitt etter pandemien. Arbeids- og sosialdepartementet utreder derfor situasjonen rundt hjemmekontor, og det er grunn til å tro at det kommer presiseringer og endringer i forskriften.

Hjemmekontor som fast ordning

Den nåværende forskriften gjelder dersom ansatte har hjemmekontor som en fast ordning – dette i motsetning til tilfeldige eller midlertidige ordninger. Departementet har ikke foreslått å endre reglene i hjemmekontorforskriften om dette.

Eksempelvis vil det at ansatte har hjemmekontor hver fredag, eller har hjemmekontor i et spesifikt tidsrom være en slik fast ordning om hjemmekontor. Reglene i forskriften gjelder derimot ikke dersom ansatte jobber fra hjemmekontor en gang iblant, eller dersom det er enighet mellom arbeidsgiver og ansatte om hjemmekontor for en kortere periode.

Krav om skriftlig hjemmekontoravtale

Dersom ansatte skal jobbe fast og mer regelmessig fra hjemmekontor (uavhengig av pandemien), må arbeidsgiver inngå en skriftlig avtale om hjemmekontor med den ansatte. Denne avtalen kommer i tillegg til den skriftlige arbeidsavtalen mellom arbeidsgiver og den ansatte. Pålegg om en skriftlig hjemmekontoravtale gjelder ikke for hjemmekontor som myndighetene har fastsatt under pandemien, hvis ikke det er avtalt fra før. Det som skal med i den skriftlige tilleggsavtalen er følgende:

  • hvor mye det skal arbeides på hjemmekontor; altså om det er hele dagen, hele uken, eller innenfor bestemte rammer.
  • dersom arbeidstaker skal være tilgjengelig for arbeidsgiver fra hjemmekontoret, skal det presiseres nærmere når dette skal være
  • om avtalen om hjemmekontor er midlertidig skal varigheten fremgå.
  • bestemmelser om endring av avtalen, hva som kan endres og eventuelle frister, eventuell adgang til avslutning av hjemmekontoravtalen og frister for dette
  • Om det skal være en prøvetid for en slik ordning og eventuell varighet, og eventuell avklaring av om avtalen skal videreføres eller ikke.
  • Om eiendomsrett til eventuelt utstyr som brukes, og drift og vedlikehold av dette.

Retningslinjer for hjemmekontor – utenfor pandemien

Der man ikke har egne individuelle avtaler med ansatte om hjemmekontor, men ønsker å ha det som en generell ordning innenfor visse rammer, bør det lages skriftlige retningslinjer om dette. Disse bør for det første klargjøre når det er aktuelt å bruke hjemmekontor for de ansatte; for eksempel om det er en generell adgang, eventuelt rammer for hvor ofte hjemmekontor skal benyttes og i hvilke situasjoner. Andre spørsmål som må besvares i slike retningslinjer er om det kun skal gjelde for utvalgte stillinger, om det er behov for forhåndsgodkjenning av nærmeste leder, hvilken arbeidstid som skal gjelde på hjemmekontor og om ansatte skal kunne jobbe hjemmefra eller også fra andre steder som for eksempel hytta. Det kan også være praktisk å presisere om ordningen skal være permanent eller om hjemmekontorordningen kun skal gjelde for en kortere periode som en test for om det fungerer eller ikke.

Det kan med andre ord avtales forskjellige ordninger om hjemmekontor ut fra arbeidsgivers eller den ansattes behov. Eksempelvis kan arbeidsgiver ha behov for at ansatte er på kontoret visse dager eller er tilgjengelige innenfor gitte tidsrom, samtidig som ordningen utover dette kan tilpasses den ansattes behov for å kombinere jobb og familieliv ved en valgfrihet om hjemmekontor.

Der det åpnes for en mer eller mindre fri adgang til hjemmekontor i slike retningslinjer må retningslinjene også fylle kravene til tilleggsavtale som nevnt foran – både hva gjelder innhold, og at det blir innrettet som en avtale. Dette kan gjennomføres i retningslinjene ved at det fremgår der at de ansatte som benytter seg av adgangen til hjemmekontor, anses å ha akseptert de regler som fremgår av retningslinjene.

Når hjemmekontor er fastsatt av myndighetene under pandemien, vil de retningslinjer som allerede er etablert som hovedregel fortsatt gjelde, eventuelt kan disse tilpasses.

Arbeidstiden på hjemmekontor – utenfor pandemien

En viktig regel i den nåværende forskriften er at arbeidsmiljølovens regler om arbeidstid i stor grad ikke gjelder dersom ansatte jobber fra hjemmekontor. Det er adgang til noe mer arbeid på hjemmekontor enn på vanlig kontor.

Hovedregelen om alminnelig ukentlig arbeidstid på 40 timer i uken gjelder også etter forskriften. Det kan være greit å være oppmerksom på at de vanlige arbeidsavtaler som hovedregel har fastsatt en ukentlig arbeidstid på 37,5 timer.

Etter forskriften vil pålagt arbeid utover den alminnelige arbeidstiden på 40 timer i uken være overtid etter forskriften. Arbeidstiden skal videre ordnes slik at i løpet av en 4-månedersperiode ikke skal overstige gjennomsnittlig 48 timer i uken, inklusiv overtid.

Dersom ansatte jobber noe hjemmefra og noe fra eksempelvis kontoret, må den sammenlagte arbeidstiden hjemmefra og fra kontoret ikke være over denne grensen på gjennomsnittlig 48 timer i løpet av en 4-månedersperiode.

Under pandemien er det arbeidsmiljølovens vanlige regler om arbeidstid, samt det som er fastsatt i ansettelseskontrakten som gjelder for hjemmekontor.

Arbeidsgiver har et visst ansvar for arbeidsmiljøet også på hjemmekontor

Forskriften gjør unntak for bestemmelsene om arbeidsmiljø i arbeidsmiljølovens kapittel 2, 3 og 4 – med unntak av en bestemmelse § 3-1 – for arbeid på hjemmekontor. I stedet inneholder forskriften en generell regel om at arbeidsgiver så langt det er praktisk mulig skal forsikre seg om at arbeidsmiljøet på hjemmekontor er fullt forsvarlig. Dette betyr at arbeidsgiver har ansvar for arbeidsmiljøet på hjemmekontoret, men det er innenfor en grense av hva som er «praktisk mulig».

Forbeholdet om ansvar innenfor det som er «praktisk mulig» er en naturlig følge av at arbeidsgiver ikke har anledning til å ta seg inn i de ansattes bolig. Dette legger klare begrensninger på hva arbeidsgiver kan ha ansvar for.

En praktisk tilnærming til dette er at arbeidsgiver og arbeidstaker ta en samtale hvor man går igjennom situasjonen på hjemmekontoret, hva gjelder innredning og utstyr, og avklarer om dette er bra nok eventuelt om noe må på plass av utstyr. Videre bør det tas en runde på hvordan det psykososiale miljøet er. Her er arbeidsgiver avhengig av at ansatte gir nødvendig informasjon om hvordan situasjonen er hjemme, og hvilke behov hva gjelder det sosiale og kollegiale den ansatte har for å komme inn på det vanlige kontoret. En slik gjennomgang bør dokumenteres ved en erklæring om at det er foretatt en gjennomgang og hvilke tiltak som eventuelt er gjort, og hvor det fremgår at man er enig om at det er et godt arbeidsmiljø på hjemmekontoret.

En arbeidsgiver som vurderer hjemmekontor som en fast ordning må være klar over at det kan medføre ansvar for å sørge for utstyr til hjemmekontoret som for eksempel pult, stol, lampe, pc og skjerm mv. Det er ingenting i veien for at en arbeidsgiver som kvier seg for å ta ekstrakostnader ved et hjemmekontor, før han sier ja til en fast ordning for hjemmekontor får avklart at den ansatte har nødvendig plass og møblement hjemme. I praksis kan det ofte være nok at arbeidsgiver utstyrer den ansatte med PC eller laptop til hjemmekontoret.

Det vil normalt være opp til arbeidsgiver å avgjøre hvilket utstyr som hører til arbeidsplassen, og som er nødvendig for at ansatte kan utføre sin jobb fra hjemmekontor. Dette vil variere ut fra arbeidsoppgavene og hvilket utstyr de ansatte har tilgjengelig hjemme.

Departementet har ikke villet endre forskriften slik at denne skal regulere hvilket utstyr arbeidsgiver skal sørge for at den ansatte har hjemme eller i hvilken grad arbeidsgiver skal dekke ulike kostnader knyttet til dette. Departementet mener derfor at arbeidsgiver selv må kunne vurdere, ofte i dialog med den ansatte, hvilket utstyr som kreves og hvordan utgifter til eksempelvis bredbånd og lignende skal dekkes.

Departementet har foreslått å tydeliggjøre forskriften hva gjelder kravene til arbeidsmiljø. Forslaget går ut på at skal komme klarere frem at kravene til et forsvarlig arbeidsmiljø også omfatter psykososiale forhold, som for eksempel ensomhet og sosial isolasjon. Arbeidsgiver har også etter den nåværende forskriften et ansvar for de ansattes psykiske helse på hjemmekontor. Departementet ønsker likevel at dette skal tydeliggjøres, særlig fordi studier av bruk av hjemmekontor etter pandemien har vist at arbeidsplassen er den primære sosiale arenaen for mange ansatte. Arbeidsgivere bør derfor fremover ha fokus på å sikre at ansatte som sitter på hjemmekontor jevnlig kommuniserer med andre ansatte, for å unngå risikoen som utstrakt bruk av hjemmekontor kan ha for at ansatte opplever isolasjon og ensomhet mv.

Under pandemien er det arbeidsmiljølovens regler om arbeidsmiljø som gjelder, men de mer spesifikke reglene gjelder for den arbeidsplass som er fastsatt. Dersom hjemmekontor ikke er avtalt mellom arbeidsgiver og den ansatte har i utgangspunktet ikke arbeidsgiver ansvar for verken å utstyre eller gjøre spesifikke tiltak knyttet til hjemmekontoret. Arbeidsgiver har et ansvar for arbeidsmiljøet for alle sine ansatte også under en pandemi, og dersom det fremgår at det ikke er et tilstrekkelig godt arbeidsmiljø på hjemmekontoret må arbeidsgiver vurdere å avslutte hjemmekontorordningen. Dersom det viser seg at en eller flere ansatte sliter psykisk på hjemmekontor, er det adgang til å kalle disse inn på det vanlige kontoret.

Styringsretten

Styringsretten gjelder også på hjemmekontor, både når det er pandemi og når hjemmekontor er en del av den vanlige arbeidshverdagen. Styringsretten er arbeidsgivers rett til å lede, kontrollere, fordele og organisere arbeidet. Dette kan også medføre at ansatte som er på hjemmekontor – både i pandemi og utenfor – kan bli bedt om å komme inn på kontoret når arbeidsgiver mener det er nødvendig.

Hjemmekontor og skatt

Skatteetaten kommet med en uttalelse om de skattemessige konsekvensene av at arbeidsgiver dekker kostnader og utstyr til hjemmekontoret, mat på hjemmekontoret samt reiser fra hjemmekontoret.

Dersom du har behov for bistand i forbindelse med ansettelsesforhold eller andre spørsmål, er det bare å ta kontakt med oss.

Illustrasjonsfoto: Mikey Harris / Unsplash