GDPR og personvern


Sist endret: 10.09.2021 

Advokatfirmaet Ulset behandler personopplysninger om deg når du besøker vår nettside, benytter seg av våre tjenester, eller på annen måte kommer i kontakt med oss. Vi behandler dine personopplysninger for å kunne løse oppdrag og levere andre avtalte tjenester. Dersom du samtykker til det, kan vi også behandle dine personopplysninger til andre formål.

Vi er opptatt av at du skal føle deg trygg på at dine personopplysninger blir behandlet på en forsvarlig måte Denne personvernerklæringen forteller deg hvordan vi samlet inn personopplysninger og hva vi bruker dem til. Den inneholder også informasjon om hvordan vi sikrer personopplysningene, hvem vi deler dem med og dine rettigheter.

Behandlingsansvarlig 

Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler er Advokatfirmaet Ulset ved advokat Jane Veivåg Ulset. Kontaktinformasjonen til Advokatfirmaet Ulset er:

For spørsmål om vår behandling av personopplysninger kan Advokatfirmaet Ulsets leder Jane Veivåg Ulset kontaktes.

Hvem vi behandler personopplysninger om

Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:

  • Privatklienter
  • Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter
  • Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
  • Personer som er involvert i eller omtalt i de sakene vi håndterer

Hvordan vi behandler personopplysninger

Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi typisk behandler, samt vårt rettslige grunnlaget for dette.

Etablering av klientforhold: Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Dette er nødvendig for å sørge for at vi etterlever Regler for god advokatskikk, og det rettslige grunnet er GDPR artikkel 6 (1) f (interesseavveining: vår interesse i å opptre etisk korrekt). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder og, hvis relevant, kredittverdighet. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.

Vi vil foreta kundekontroll der det er nødvendig etter hvitvaskingsloven. I så tilfelle bruker vi offentlig legitimasjon og adresse mottatt fra kunden. Slik kundekontroll er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, og har grunnlag i GDPR artikkel 6 (1) c (rettslig forpliktelse).

Dersom vi kan ta oppdraget, registreres kontaktinformasjon som fullt navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse for privatklienter, og fullt navn, e-postadresse og telefonnummer på kontaktperson hos virksomhetsklienter, samt adresse for virksomheten. Slik registrering av kontaktopplysninger for privatkunder er nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, og har grunnet i GDPR artikkel 6 (1) b (avtale). For virkssomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 (1) f (interesseavveining vår interesse i dialog med klienten).

Sakshåndtering: Når vi utfører advokatoppdrag, vil vi som regel få tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 (1) f (interesseavveining: vår interesse i å levere tjenester til våre klienter), mens det ved oppdrag for privatkunder har grunnlag i GDPR artikkel 6 (1) b (avtale). I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 (2) f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven § 11.

Kunnskapsforvaltning: For å forbedre og videreutvikle tjenestene våre hender det at vi utarbeider maler basert på tidligere råd vi har gitt. Ved utarbeidelse av maler vil vi anonymisere personopplysningene med mindre malen utarbeides for den klient personopplysningene er knyttet til. Som kunnskapsbedrift vil vi også se hen til tidligere saker når vi gir råd. Slik behandling av personopplysninger har grunnlag i GDPR artikkel 6 (1) f (interesseavveining: vår interesse i å forvalte kunnskap).

Klientadministrasjon. Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 (1) b (avtale).

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter: Vi oppbevarer sakens dokumenter og korrespondanse i 10 år etter at oppdraget er avsluttet. Etter en tid overføres dette til arkiv (elektronisk og/eller fysisk) med forsterket tilgangskontroll. Arkivering av saksdokumenter gjør vi fordi det er forventet av våre klienter, og fordi det fra tid til annen dukker opp behov for å hente frem tidligere saker, for eksempel i forbindelse med en etterfølgende rettssak eller prosess hvor klienten trenger dokumentasjon fra tidligere saker. Behandling av personopplysninger for arkiveringsformål har grunnlag i GDPR artikkel 6 (1) f (interesseavveining: vår interesse å oppfylle klienters forventninger og behov) og GDPR artikkel 9 (2) f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf personopplysningsloven § 11.

Fakturering: Tid og kostnader som er påløpt på en sak, registreres i vårt regnskapssystem. Kontaktopplysninger som vi har mottatt fra klienter benyttes for fakturering. Slik behandling av personopplysninger har for virksomhetsklienter grunnlag i GDPR artikkel 6 (1) f (interesseavveining: vår interesse i fakturere) og for privatklienter GDPR artikkel 6 (1) b (avtale).

IT-drift og sikkerhet: Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining: vår interesse i informasjonssikkerhet) og vår rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 (1) c (rettslig forpliktelse).

Markedsføring: Vi kan sende ut markedsføring og annen relevant informasjon om vår virksomhet til e-postadresser som er registrert på klienter som vi løpende yter advokattjenester til. Dersom det foreligger et eksisterende kundeforhold vil markedsføringen skje i henhold til markedsføringsloven § 15(3). I andre sammenhenger bygger markedsføring på samtykke fra vedkommende, jf. markedsføringsloven § 15(1) og GDPR artikkel 6 (1) a (samtykke).

Administrasjon av leverandører og samarbeidspartnere: Vi benytter leverandører og samarbeidspartnere i forbindelse med våre juridiske tjenester. For disse registrer vi kontaktinformasjon, fortrinnsvis kontaktpersoners navn, telefonnummer og e-postadresse. Dette har grunnlag i GDPR artikkel 6 (1) f (interesseavveining: vår interesse i å håndtere forholdet med leverandører og samarbeidspartnere).

Hvem vi deler personopplysninger med

Personopplysninger knyttet til klienter blir ikke utlevert eller overført til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag eller pålegg for slik utlevering. Eksempler på dette vil typisk være rettslig forpliktelser som pålegger oss å gi ut informasjonen til motparter, domstoler eller offentlige organer. Slike opplysninger blir også delt med motparten og domstolen i forbindelse med gjennomføring av oppdrag for klienten, og etter nærmere avklaring med klienten.

Advokatfirmaet Ulset bruker videre databehandlere til å behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen. Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag:

  • Jussystemer AS, org nr 867 599 002
  • Braathe gruppen AS, org nr 981 933 311

All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.  

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.

Lagring av personopplysninger

Vi lagrer kun personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.

Avhengig av formål, blir personopplysninger vi behandler lagret i følgende periode:

  • Klientadministrasjon: Opptil 10 år etter avslutning av siste sak
  • Lagring/oppbevaring av saksdokumenter: Opptil 10 år etter avslutning av siste sak
  • Faktureringsinformasjon: Opptil 5 år etter utløpet av det regnskapsår fakturering ble foretatt

Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.

Dine rettigheter

Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

Trekke samtykke tilbake: Dersom du har samtykket til behandling av personopplysninger til oss, kan du når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.

Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.

Sikkerhet

Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.

Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.

Kontakt oss

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss: